Le suivi financier d’un chantier

Sur un chantier, chaque centime compte. Gérer efficacement les coûts des travaux est une nécessité vitale pour l’entreprise. Vous trouverez ci-dessous des stratégies et des outils pour éviter les pièges, améliorer votre suivi financier et augmenter la rentabilité de vos projets.

Définition du suivi financier d’un chantier

Le suivi financier de chantier consiste en la gestion et l'analyse des coûts impliqués dans un projet de construction. Il regroupe plusieurs étapes :

• Planification budgétaire : la phase d’étude de prix détaille les coûts à venir des matériaux, de la main-d’œuvre, de l’équipement, des frais de chantier, ainsi que des frais généraux.
• Suivi des dépenses réelles : le conducteur de travaux surveille en continu les dépenses engagées pendant le déroulement du chantier.
• Comparaison avec les prévisions : les coûts réels sont comparés aux budgets initiaux pour s'assurer de leur conformité.

L'objectif de cette démarche implique de veiller à ce que le chantier ne dépasse pas le budget alloué, tout en optimisant sa rentabilité.

Les enjeux d’un suivi financier de chantier réussi

La gestion financière de chantier est ainsi nécessaire pour la réussite de tout projet de construction. Elle joue plusieurs rôles :

• Budget et rentabilité : le suivi financier prévient les surcoûts pour éviter les dépassements de budget. En optimisant les dépenses, il améliore directement la rentabilité du chantier.
• Allocation des ressources : il aide à repérer les zones où les ressources peuvent être allouées plus judicieusement. Il améliore l'efficacité et réduit les pertes.
• Contrôles des risques : une surveillance rigoureuse des finances aide à identifier et à atténuer les risques financiers liés à la construction.
• Prises de décision : plus le suivi est précis, plus les décisions sont faciles à prendre à chaque étape du projet. 

De plus, une gestion financière transparente facilite les échanges avec les parties prenantes. Elle fournit des éléments fiables qui peuvent être utilisés pour de multiples analyses.

Méthode pour réaliser un bon suivi financier de chantier

Le suivi financier permet donc de contrôler les coûts et d'assurer la rentabilité du chantier. Mais comment s’y prendre ?

Planification financière préalable au projet

La planification financière peut s’effectuer en plusieurs étapes.

1. Définir les objectifs financiers : commencez par calculer le déboursé total. Cela comprend les coûts des matériaux, de l'équipement et de la main-d'œuvre (déboursé sec), plus les frais de chantier.

Formule à retenir : Déboursé total = Déboursé sec + Frais de chantier.

2. Établir le budget : créez un budget initial basé sur ces coûts, et ajoutez une marge pour les imprévus et les frais de structure. Vous déterminez ainsi le prix de revient du chantier.

Formule à retenir : Prix de revient = Déboursé total + Frais généraux (ou Frais de structure).

3. Planifier la gestion financière : mettez en place un calendrier précis pour les paiements, choisissez des méthodes adaptées pour gérer les dépenses efficacement. Identifiez également les risques financiers potentiels et préparez des stratégies pour les atténuer.

Suivi des coûts pendant le chantier

Pour garantir une gestion transparente, assurez un enregistrement minutieux de toutes les dépenses sur le chantier. Voici quelques pratiques à mettre en place :

• Documentez chaque dépense : gardez les factures, bons de commande et autres justificatifs. C’est nécessaire pour le suivi et pour répondre aux exigences comptables.
• Respectez les procédures : chaque sortie d’argent doit être approuvée conformément aux règles internes et aux accords contractuels.
• Actualisez les données : mettez régulièrement à jour les informations financières, idéalement en temps réel. Utilisez des logiciels adaptés pour une meilleure visibilité.
• Analysez les coûts : examinez les dépenses pour détecter des anomalies ou des opportunités d'économie. Ajustez les plans en fonction des résultats de cette analyse.

Analyse et ajustement pendant le chantier

Durant le chantier, l’adaptation est essentielle pour garantir le respect du budget. Voici comment procéder :

• Produisez des rapports financiers réguliers (hebdomadaires ou mensuels) pour comparer les dépenses réelles aux budgets prévus,
• Examinez les écarts entre les coûts prévus et les dépenses effectives,
• Déterminez les causes des différences. Ajustez le budget et les plans en fonction des résultats.

Si vous observez des différences importantes entre les prévisions et la réalité, intervenez rapidement. Pensez par exemple à renégocier les contrats, revoir les choix de matériaux, ou ajuster la gestion de la main-d’œuvre. Cela peut permettre de limiter les impacts financiers négatifs et même conduire à des économies.

Les outils existants pour réaliser un suivi financier de chantier

Choisir les bons outils est important pour un suivi financier efficace des travaux. Ils permettent généralement de mieux gérer les budgets et d'éviter les erreurs coûteuses.

Excel

L’utilisation d’Excel pour le suivi financier est fréquente, mais peut être chronophage. Pour chaque projet, il faut :

• Personnaliser le fichier : chaque projet nécessite un modèle adapté.
• Formules complexes : les calculs de sommes, les avances, les retenues de garantie, et la TVA doivent être méticuleusement configurés.
• Exportation des données : les rapports doivent être préparés au format PDF ou imprimés pour les réunions avec les parties prenantes.

Même avec une grande rigueur, éviter les erreurs de calcul sur Excel est périlleux. Particulièrement pour des projets volumineux.

Logiciel spécialisé

L'utilisation de logiciels spécialisés apporte des améliorations significatives dans la gestion financière des chantiers. Ces outils présentent généralement les avantages suivants :

• Une interface collaborative qui simplifie les interactions entre tous les acteurs financiers du projet, de la planification au suivi.
• Une accessibilité tous terrains qui facilite la gestion en continu et la communication.
• La capacité de se connecter à d’autres outils pour assurer l'uniformité et la fiabilité des données.

Les bénéfices sont nombreux pour les entreprises :

• Gain de temps : l’utilisation d’un logiciel spécialisé diminue le risque d’erreurs en diminuant le besoin de saisies multiples et d'opérations de faible valeur ajoutée.
• Retour sur les missions principales : il permet aux équipes de se focaliser sur leurs tâches essentielles sans être distraites par des détails administratifs.
• Centralisation des informations : ils améliorent la visibilité des données, ce qui facilite la prise de décisions stratégiques plus éclairées.
• Réactivité financière : ils aident à réagir rapidement en cas de dépassements de coûts, garantissant un suivi financier précis et efficace.

En adoptant des outils appropriés pour le suivi financier, les entreprises du BTP peuvent non seulement surveiller les coûts en temps réel mais également réagir rapidement à toute anomalie financière. Ce suivi améliore la prévisibilité des projets et augmente considérablement leur rentabilité.