Comment créer et optimiser un planning d’intervention ?

L’élaboration des plannings d'intervention constitue un vrai défi. Il est en effet souvent mis à mal par les retards de livraison des matériaux, les aléas météo ou les problèmes de coordination. Une mauvaise organisation entraîne une baisse de productivité et l’insatisfaction des clients. Voici des conseils pour créer et optimiser les plannings de chantier.

Comment créer un planning d’intervention ? 

Créer un planning d’intervention performant permet d’optimiser l’utilisation du temps et des ressources.

Il existe plusieurs méthodes pour créer un planning d’intervention : 

Par jour, puis par employé

Cette technique consiste à répartir d'abord les interventions non assignées sur chaque jour de la semaine, du lundi au vendredi. Ensuite, chaque tâche journalière est répartie entre les employés disponibles, en tenant compte de leur charge de travail hebdomadaire et des temps de trajet.

• Avantages : efficace si les tâches sont similaires et que les employés ont des compétences équivalentes. Permet une répartition équilibrée des charges de travail.
• Inconvénients : nécessite une bonne connaissance des capacités de chaque employé. Peut être moins flexible en cas de changement de dernière minute.

Par employé, par jour

Chaque employé reçoit d'abord les missions pour une semaine, planifiées pour ne pas excéder 35 heures. Elles sont ensuite organisées par jour, en regroupant les missions par zone géographique pour optimiser les déplacements.

• Avantages : convient bien lorsque les employés possèdent des compétences spécifiques. Permet d'optimiser les déplacements.
• Inconvénients : peut exiger des ajustements fréquents. Nécessite une bonne connaissance des compétences de chaque employé.

Par zone géographique

Attribuer à chaque employé une zone géographique spécifique permet de réduire les déplacements et d'améliorer l'efficacité. L'employé devient plus familier avec son secteur.

• Avantages : réduction des déplacements. Amélioration de la productivité grâce à la familiarité avec le secteur.
• Inconvénients : moins flexible en cas d'absence imprévue. Peut limiter la polyvalence des employés.

En fonction de la disponibilité des équipements

La planification se fait en fonction de la disponibilité des équipements. Cette option est nécessaire lorsque l'entreprise dispose d'un nombre d’outils limité.

• Avantages : optimise l'utilisation des ressources disponibles. Permet d’optimiser l'efficacité des équipements coûteux.
• Inconvénients : peut restreindre la flexibilité des plannings. Nécessite une gestion précise.

En fonction des priorités

Les interventions sont priorisées selon l'urgence ou l'importance des clients. Cela garantit que les missions critiques soient traitées en premier.

• Avantages : assure que les tâches essentielles sont traitées en priorité, ce qui contribue à la satisfaction des clients les plus importants.
• Inconvénients : peut retarder les interventions moins urgentes. Nécessite une évaluation constante des priorités.

Comment optimiser un planning d’intervention ? 

Pour qu'un planning d'intervention soit efficace, il doit être flexible, clair et bien structuré. Voici quelques conseils.

Garder de la flexibilité 

Laissez des emplacements vides dans le planning hebdomadaire pour gérer les imprévus ou les interventions prolongées. Cette marge de manœuvre est notamment importante en cas d'absence inattendue. Elle permet de redistribuer le travail à l’équipe sans perturber l'ensemble du planning.

Faire un planning visuellement clair 

Utilisez des codes couleur pour différencier les types d'intervention. Cela simplifie la reconnaissance des tâches et de leur urgence. Cela aide à anticiper les besoins en équipement chaque matin et permet de repérer les interventions non terminées ou urgentes.

Lier des commentaires aux interventions

Ajoutez des commentaires ou des notes aux interventions planifiées pour préciser des contextes ou donner des instructions spécifiques. Cela peut être des détails sur les préférences du client, des conditions particulières du site ou des rappels pour les techniciens. Cette disposition améliore l'efficacité et la communication.

Gérer les vues par jour, par semaine etc… 

Donnez la possibilité de naviguer entre différentes vues du planning — quotidienne, hebdomadaire, mensuelle et annuelle. Chaque vue sert un but spécifique : 

• La vue quotidienne aide à suivre l’avancement en temps réel, 
• La vue hebdomadaire est utile pour équilibrer la distribution du travail, 
• La vue mensuelle offre une perspective plus large sur les projets en cours,
• La vue annuelle aide à la planification à long terme et à l'analyse des performances.

Les différents outils pour créer des plannings d’interventions 

Créer un planning d'interventions implique de choisir l'outil adapté aux besoins de l'organisation et à la complexité des tâches à gérer.

A la main

Créer des plannings à la main revient à utiliser la méthode traditionnelle. Ils sont souvent réalisés à l'aide de tableaux ou de grands calendriers muraux. Cette approche est appréciée pour sa simplicité et sa facilité de modification. 

Cette méthode présente cependant des inconvénients significatifs, notamment en termes de partage d'informations et de risque d'erreur ou de perte de données. Elle peut être viable pour de très petites équipes ou des opérations simples, mais n'est pas recommandée pour gérer des interventions complexes ou de multiples équipes.

Sur tableau Excel

Excel est un outil pratique pour élaborer des plannings d'interventions. Les feuilles de calcul Excel facilitent la manipulation des données, l'utilisation de formules pour des calculs automatiques et l'ajustement du planning selon les besoins spécifiques. Elles permettent également de créer des visualisations, comme des graphiques ou des calendriers.

Excel présente des avantages, mais aussi des limites, notamment pour la collaboration en temps réel et le suivi des modifications. Des solutions de planification plus avancées paraissent nécessaires pour les entreprises qui requièrent une coopération entre plusieurs collaborateurs.

Créer des plannings d’intervention optimisés avec Alobees 

Alobees est une application de gestion de chantier qui intègre un planning numérique facile à utiliser. Disponible sur mobiles, tablettes et PC, elle permet aux employés, qu'ils soient sur le chantier ou au bureau, d'accéder à un planning toujours à jour. Les modifications et les nouvelles tâches sont immédiatement signalées par des notifications. Elles permettent à toute l'équipe de rester informée des changements en temps réel et au conducteur de travaux de réagir rapidement en cas de problème.

Avantages de l'utilisation d'Alobees pour les plannings 

• Visualisation : Alobees permet de voir les plannings sous plusieurs formats (hebdomadaire, mensuel, trimestriel, semestriel). Cela aide à organiser les projets sur le long terme.
• Organisation : les collaborateurs ont une vue claire de leur semaine et des tâches à accomplir. Cela leur permet de mieux gérer leur agenda et d'améliorer leur productivité.
• Interactivité : il est possible d'ajouter des notes aux interventions. Elles sont immédiatement visibles par les collaborateurs depuis leur mobile.
• Communication : les notes en temps réel garantissent une transmission instantanée des informations importantes aux équipes sur le terrain. Cela renforce la collaboration entre le bureau d’études et les chantiers.
• Coordination : les mises à jour en temps réel améliorent la synchronisation des activités sur le chantier. Elles assurent une coordination efficace et permettent à tous les membres de l'équipe de travailler sur objectifs communs. 

Les avantages d’un planning d’intervention optimisé

Optimiser un planning d'intervention présente de nombreux avantages pour les entreprises du BTP.

Réduire des coûts

Un planning optimisé réduit les coûts opérationnels et augmente la rentabilité des chantiers. Par exemple :

• Optimisation des trajets : planifier les interventions en fonction de la proximité géographique diminue les temps de déplacement. Cela réduit les dépenses en carburant et en entretien des véhicules.
• Utilisation efficace du temps : minimiser les périodes d'inactivité permet d'accomplir plus de tâches avec moins de ressources.

Augmenter la productivité

Un planning bien conçu augmente la rentabilité de l'activité.

Répartition du travail : un planning soigneusement élaboré assure une distribution équitable de la charge de travail et élimine les temps morts. Cela permet aux techniciens de réaliser plus d'interventions en moins de temps.

Préparation : s'assurer que les techniciens disposent de toutes les informations nécessaires à l'avance améliore l'efficacité sur chaque chantier.

Amélioration de la satisfaction client

Un planning optimisé augmente la satisfaction des clients. 

Ponctualité et fiabilité : respecter les horaires et les engagements renforce la confiance des clients et la crédibilité de l'entreprise.

Qualité du service : avec plus de temps et moins de pression, les techniciens peuvent mieux écouter et répondre aux besoins du maître d’ouvrage. Ils améliorent ainsi l'expérience client.

L'optimisation des plannings d'intervention ne se limite pas à une meilleure gestion interne. Elle contribue également à réduire les coûts, augmenter la productivité et améliorer la satisfaction client. Elle favorise ainsi le succès global de l'entreprise.