Le plan de charge

Dans le secteur de la construction, il est fondamental de gérer efficacement le temps et les ressources pour éviter les retards et les dépassements de budget. Cet article explique comment le plan de charge peut optimiser la planification des projets, améliorer l’allocation des ressources et réduire les risques. Un PDC bien élaboré permet une gestion plus sereine des chantiers.

Qu’est-ce qu’un plan de charge ? 

Le plan de charge - ou planning de charge - (PDC) est un outil de planification de chantier. Il permet de corréler les charges de travail, les capacités de production et la durée de réalisation des différents chantiers, quel que soit le type de professionnels impliqué.

Le PDC fournit une synthèse des temps de travail des collaborateurs qui participent au projet.

Utilité du PDC

Le PDC facilite une gestion optimisée du temps et des ressources, qu'elles soient humaines ou matérielles. Il met en lumière les périodes de forte charge. Ce type de planning de chantier permet notamment d'ajuster les effectifs et de mieux planifier les interventions.

Le fonctionnement d’un PDC

Le plan de charge peut être structuré par équipe, par projet ou par collaborateur. Il peut couvrir différentes périodes : jour, semaine, mois ou année.

L’indicateur : le taux de charge

Le taux de charge détermine le pourcentage de temps qu'une ressource « consacre » à chaque tâche spécifique.

Supposons qu'un compagnon électricien travaille 35 heures par semaine avec un taux de charge de 30 % pour l'installation électrique d'un nouveau bâtiment. Cela signifie qu'il doit y consacrer environ 10,5 heures par semaine. Le PDC lui permet de répartir ses heures restantes sur d'autres tâches importantes du chantier.

Pourquoi réaliser un plan de charge ?

Lorsqu'il est bien utilisé, un PDC permet à une entreprise de BTP de gérer et d'affecter efficacement toutes ses ressources humaines. Grâce à lui, vous pouvez structurer la préparation de vos chantiers et l'enchaînement des travaux. 

Le planning de charge permet également de détecter rapidement les retards, et de prendre les mesures nécessaires pour rectifier la situation. L’outil présente plusieurs autres avantages : 

• Les indicateurs fournis par le PDC et leur analyse vous permettent de savoir si vous pouvez accepter de nouvelles missions. Cela permet d’éviter de vous surcharger et de créer des tensions avec les maîtres d’ouvrage qui pourraient nuire à la réputation de votre entreprise. 
• Le plan de charge aide également à déterminer facilement les ressources nécessaires, et de voir si elles sont disponibles ou déjà utilisées. Il permet d'identifier vos besoins en recrutement pour augmenter votre main-d'œuvre et garantir la satisfaction des clients.
• Enfin le PDC facilite la visualisation de la charge de travail par collaborateur, et donc l'organisation de la répartition des tâches pour respecter les délais. Il améliore la coordination des équipes, et rassure vos collaborateurs en les fédérant pour la réussite des chantiers.

En plus d'augmenter la productivité et la rentabilité, le PDC vous permet de suivre les chantiers de manière plus sereine et d'évaluer l'efficacité de vos équipes. Il contribue à vous faire gagner en rentabilité.

Comment réaliser un plan de charge ?

Pour réussir un plan de charge, il faut réunir des données et passer par plusieurs étapes.

Les éléments à connaître pour réaliser un plan de charge

• Objectifs : comprendre et définir clairement le 'Quoi', 'Qui', 'Où', 'Comment', 'Quand' et 'Pourquoi' du projet pour établir les bases du plan de charge.
• Durée : évaluer la durée totale nécessaire pour l'achèvement du projet ainsi que pour chaque tâche spécifique, en jours, semaines ou mois.
• Ressources nécessaires : identifiez toutes les ressources nécessaires, la main-d'œuvre, le matériel et les matériaux. Notez les informations de contact pour vos équipes, partenaires, sous-traitants et maîtres d’ouvrage.
• Budget : prévoir un budget détaillé pour chaque ressource, en s'aidant de bibliothèques de prix du bâtiment pour une estimation précise et pour optimiser les coûts.

Les étapes à suivre pour réaliser un plan de charge

Élaboration du cadre du projet

Commencez par définir les objectifs et les besoins du projet en utilisant la méthode QQOCQP pour clarifier chaque aspect du plan de charge.

Planification temporelle

Déterminez la durée des travaux et des tâches individuelles. Planifiez de manière réaliste les échéances en fonction des capacités et des ressources.

Allocation des ressources

Assignez les ressources matérielles et humaines nécessaires, en vous assurant de leur disponibilité et de leur adéquation avec les tâches prévues.

Budgétisation

Détaillez le budget nécessaire pour chaque phase du projet, en utilisant des outils de chiffrage précis pour maintenir le contrôle des coûts.

Assignation et priorisation des tâches

Attribuez les tâches aux équipes et compagnons, en priorisant les actions selon l'urgence et l'importance pour le bon déroulement du projet. Intégrez le taux de charge pour chaque ressource afin de déterminer le pourcentage de temps alloué à chaque tâche spécifique.

Suivi et contrôle

Mettez en place un système de suivi en temps réel pour surveiller l'avancement des travaux et intervenir rapidement en cas de retard ou de complications.

Les erreurs à ne pas faire lors de la réalisation du PDC

• Sous-estimation des délais : attention à ne pas minimiser le temps nécessaire pour les tâches, ce qui pourrait conduire à des retards accumulés et à une gestion de projet stressante.
• Négligence des limites des ressources : ignorer les limites des ressources disponibles pourrait causer des conflits de planification et entraîner des surcoûts.
• Manque de flexibilité budgétaire : oublier d'allouer une marge pour les imprévus dans le budget pourrait entraîner des problèmes financiers si des dépenses inattendues surviennent.
• Communication insuffisante : ne pas assurer une bonne communication entre les acteurs du projet peut dans tous les cas mener à des malentendus et des erreurs dans la réalisation des tâches.
• Sous-utilisation des technologies de suivi : ne pas exploiter les outils disponibles pour le suivi et la gestion du projet limite la précision des rapports sur l'avancement et réduit l'efficacité du contrôle des activités.

Quel outil utiliser pour créer un plan de charge ?

Deux principaux outils s’offrent aux acteurs du BTP pour élaborer un plan de charge : Excel et un logiciel spécialisé comme Alobees.

Utiliser Excel pour créer un plan de charge

Méthode

• Définissez les tâches du projet dans une feuille de calcul Excel, attribuez des colonnes pour les durées, ressources, et coûts. 
• Utilisez des formules pour les calculs et des tableaux croisés dynamiques pour des analyses détaillées. 
• Intégrez des diagrammes de Gantt via des extensions pour visualiser la planification.

Avantage

Excel est largement utilisé et ne nécessite pas de formation spéciale. Le tableur permet une grande flexibilité pour personnaliser le plan de charge. Il est capable d’opérer des calculs complexes.

Inconvénient

Excel n'est pas spécialement conçu pour la gestion de projet. Il est particulièrement limité en ce qui concerne la collaboration en temps réel et les mises à jour. Le suivi devient complexe pour les grands projets, et la gestion des versions et des sauvegardes est risquée. 

Son utilisation implique en outre de savoir le personnaliser. L’élaboration du planning peut s’avérer très compliquée.

‍

Utiliser Alobees pour créer facilement un plan de charge : 

Le planning de charge est un outil de pilotage complet de votre activité. Il vous permet de :

• Voir en un coup d’œil vos chantiers sur les prochaines semaines
• Comprendre vos besoins et anticiper simplement le taux d’occupation de votre main d’oeuvre
• Optimiser au mieux la gestion de chantiers en plaçant vos besoins efficacement
• Optimiser la rentabilité de vos chantiers en prévoyant simplement la charge de travail

Alobees est une application de suivi chantier qui permet de configurer rapidement des plannings d'équipe, d'organiser des tâches et d'avoir une vision claire de l'avancement des projets.

Ses principales fonctionnalités 

• Affectation des ouvriers : placez vos compagnons sur les chantiers en quelques clics.
• Suivi en temps réel : surveillez l'avancement des travaux en continu.
• Vue d'ensemble : accédez à une vision intégrale de tous vos projets et collaborateurs.
• Gestion à distance : contrôlez les plannings de vos ouvriers via votre smartphone.
• Notifications : vos ouvriers sont informés instantanément de leurs nouvelles tâches.
• Organisation des tâches : attribuez quotidiennement les missions à vos équipes.
• Communication : envoyez des notes privées pour informer vos équipes en direct.
• Évaluation des performances : notez les prestations de vos collaborateurs, avec une visibilité instantanée sur leurs appareils mobiles.

Avec son interface intuitive, Alobees simplifie la coordination des activités et des équipes. Il propose également des outils comme les feuilles de temps, les variables de paie, le suivi des interventions et la génération de rapports détaillés. Testez-le gratuitement pendant 14 jours pour découvrir ses avantages.