Améliorez votre organisation grâce au planning d’équipe

Retards sur le chantier ? Équipes débordées ? Une mauvaise organisation peut entraîner des coûts supplémentaires. Le planning d’équipe vous aide à améliorer la productivité de votre équipe et à réduire les imprévus. Découvrez les avantages d’une planification optimisée, et comment la mettre en place. Mais avant d’aller plus loin, qu'est-ce qu'un planning d’équipe ?

Présentation du planning des compagnons sur chantier

Dans le bâtiment, le planning d'équipe est l’outil indispensable pour s’assurer de la réussite du chantier. Voici les éléments à connaître.

Qu’est-ce qu’un planning de chantier ?

Le planning de chantier est le document de référence des conducteurs de travaux, chefs de chantier ou chefs d’équipe sur toutes les constructions en BTP. Ce document permet :

• Une vision d'ensemble : chaque phase, chaque avancée est planifiée.
• La clarté des attributions : qui intervient où et quand ? Quels sont les matériaux à prévoir ?
• L’organisation du flux de travail : les tâches sont agencées pour garantir une progression sans accroc.
• Des échéances définies : pas de surprises. Chaque membre de l'équipe sait quand son travail doit être terminé.

Grâce à un planning bien élaboré, chaque étape du projet s'enchaîne avec efficacité, dans le respect des délais.

Qui est responsable du planning des collaborateurs ?

La planification de chantier est généralement confiée au conducteur de travaux, souvent en étroite collaboration avec le maître d’œuvre, l’économiste de la construction et/ou le métreur. Selon l'organisation, ces professionnels contribuent à la planification des opérations sur le terrain, tandis que le conducteur de travaux assure leur coordination, veillant à ce que chaque étape corresponde aux objectifs finaux du chantier.

Les avantages d’un planning de chantier bien réalisé

L'élaboration d'un planning de chantier est nécessaire à une gestion de projet et une mise en œuvre efficaces. Dans le secteur du BTP, où de multiples intervenants collaborent et où les imprévus sont fréquents, bien planifier est essentiel pour tenir ses engagements.

Vue complète sur les collaborateurs et l’avancement des projets

Avec un planning précis, chacun sait ce qu'il a à faire et où en est le projet. Cette clarté est essentielle pour le suivi de chantier.

• Tout est sous contrôle : une vue d'ensemble claire permet de vérifier que chaque aspect technique est pris en compte.
• Le client est dans la boucle : le suivi de chantier est facilité et il est plus aisé de répondre continuellement aux attentes du maître d’ouvrage.

Le gain de temps

Durant les travaux, chaque minute compte. Un planning optimisé permet aux ouvriers de mieux travailler, plus vite, et donc d’améliorer la rentabilité des chantiers.

• Respect des délais : une coordination performante permet une progression conforme au calendrier établi en amont.
• Utilisation optimale des ressources : en réduisant les hésitations, les équipes travaillent de manière plus efficace. La rentabilité est meilleure.

Comment gérer les imprévus et les retards ?

Durant les travaux, les contretemps sont monnaie courante. Un bon planning aide à éviter des litiges de chantier. Comment s’y prendre ?

• Anticiper les imprévus : disposer de plans de secours pour gérer les imprévus.
• Réagir rapidement : intégrer des stratégies flexibles pour ajuster les actions face à tout changement ou problème inattendu.

Sur Alobees, chaque réalisation a son propre fil d'actualité pour que les ouvriers postent informations, photos et commentaires. Le conducteur de travaux reçoit des notifications des posts récents. Il peut réagir en temps réel et modifier le planning des compagnons depuis son application mobile si nécessaire.

Méthode pour gérer les plannings du personnel

Optimiser le planning de son personnel est donc nécessaire pour garantir l'efficacité et la réussite des chantiers. Voici nos conseils.

1. Connaître les objectifs, les contraintes et le calendrier du chantier

Avant toute chose, pour bien préparer vos chantiers, remémorez-vous vos objectifs, en tenant compte du devis qui a été fourni au client et du délai prévu pour les travaux. Si l’étude de prix n’a pas été suffisamment détaillée, listez clairement les ouvrages à réaliser.

Listez ensuite les contraintes et les risques. Cela inclut les éléments liés : 

• Aux partenaires (maître d’ouvrage, fournisseurs, autres entreprises, éventuellement au maître d’œuvre, etc.).
• Aux conditions du chantier (délais, conditions météo, types de matériaux et de techniques utilisés…).

Si aucun planning n’a été réalisé en amont, détaillez chacune des tâches nécessaires pour accomplir les ouvrages, en tenant compte de l’ordre chronologique, de leur durée et des liaisons entre elles.

2. Identifier les besoins en personnels et en ressources matérielles

Les besoins en personnel et en ressources matérielles sont en principe indiqués dans le déboursé sec du métreur. Il détaille les quantités de main-d'œuvre, matériau et matériel pour chaque ouvrage, ainsi que les coûts associés.

Si le devis a été réalisé selon la méthode des ratios, il convient de calculer ces éléments pour chaque tâche prévue sur le chantier. 

La Centralisation des documents d’Alobees permet de regrouper tous les documents d’un chantier. L’accès aux pièces du bureau d’étude est facilité.

3. Vérifier la disponibilité de la main d'œuvre et du matériel

Il serait problématique de se rendre compte au moment du chantier que certains ouvriers travaillent sur d’autres chantiers, ou que le matériel est utilisé par ailleurs. Il est donc essentiel de rapprocher les besoins du chantier avec la disponibilité des collaborateurs. Et de s’assurer auprès des fournisseurs de celle des matériels ou des matériaux nécessaires.

Avec la fonction Gestion des interventions, Alobees permet de consulter et d'ajuster l’agenda des collaborateurs en temps réel, optimisant ainsi le suivi de chantier.

4. Créer le planning de chantier

Après avoir identifié les besoins et considéré les périodes d'indisponibilité, l'étape suivante consiste à assigner les membres de l'équipe et le matériel aux différentes tâches, en fonction de ces besoins. Veillez à :

• Adapter les tâches aux compétences individuelles de chaque membre de l'équipe.
• Répondre aux critères préalablement définis, dont :

• Les accréditations nécessaires.
• Les aptitudes spécifiques pour l'utilisation d'équipements particuliers.

Grâce à ses différents types de planning, Alobees vous permet d'organiser efficacement les ressources humaines et matérielles pour le chantier. Gérez et validez leur progression en direct, depuis tout appareil.

5. Communiquer efficacement le planning de chantier au personnel

Après avoir finalisé le planning, il faut le partager avec l'équipe. Chaque ouvrier doit connaître ses tâches et ses horaires. Une bonne compréhension du planning garantit le bon déroulement des opérations sur le chantier.

La communication est le maître mot d’un chantier réussi. L’Organisation des tâches d’Alobees permet d’attribuer les rôles de chacun et  chaque compagnon peut indiquer son avancement quotidien. Cela permet au conducteur de travaux d’avoir une vision d’ensemble de ses chantiers..

6. S’auto-évaluer pour s’améliorer

Après la livraison du chantier, il est important de prendre le temps de s'auto-évaluer. 

• Qu'est-ce qui a bien fonctionné ?
• Où y a-t-il eu des retards ou des problèmes ?
• Comment les imprévus ont-ils été gérés ?
• Les attentes du client ont-elles été satisfaites ?

En répondant à ces questions, vous pourrez apporter des améliorations continues à votre processus de planification.

La fonctionnalité Feuilles d’heures d’Alobees permet au conducteur de travaux de comparer facilement les heures planifiées aux heures réellement effectuées (via le pointage).

En appliquant méthodiquement ces étapes, vous optimisez la coordination, le respect des délais et la productivité de vos chantiers. Comme nous l’avons souligné, il est judicieux de s'appuyer sur des outils adaptés pour alléger et consolider cette démarche.

Les différents outils de planning d’équipe sur chantier

La technologie facilite grandement la tâche des conducteurs de travaux en matière de planification. Mais tous les logiciels ne sont pas créés égaux.

Excel : outil gratuit mais peu pratique

Microsoft Excel est fréquemment utilisé dans le secteur du bâtiment. Même s'il n'a pas été conçu spécifiquement pour la planification de chantier, de nombreux professionnels se tournent vers Excel lorsqu'ils commencent à organiser et coordonner leurs travaux.

Les avantages d'Excel pour la gestion de projet :

• Accessible : aucune dépense supplémentaire n'est nécessaire.
• Facilité d'utilisation : rapide à apprendre et à mettre en œuvre.
• Flexibilité : ajoutez et personnalisez autant de colonnes et de lignes que nécessaire.
• Personnalisable : adaptez-le selon les besoins spécifiques de votre entreprise.

Ses défauts :

• L’utilisation est chronophage, l’économie réalisée au départ est contrebalancée par la perte de temps au quotidien.
• Son interface peut s’avérer complexe.

La plupart des plannings de chantier réalisés avec Excel prennent la forme de tableaux détaillés. Si c'est votre première tentative de création d'un tel planning, il serait pertinent de s'appuyer sur un modèle existant. Mais l’utilisation d’un logiciel plus adapté est conseillée.

Alobees, l’application pensée pour les entreprises du BTP

Alobees, application mobile de suivi de chantier, est la solution parfaite pour les professionnels du BTP. Grâce à son interface intuitive, vous obtenez une vision claire et précise de l'état d'avancement de vos projets, ce qui garantit une gestion financière sereine.

Principales Fonctionnalités :

• Centralisez tous vos documents essentiels en une plateforme unique, facilitant ainsi une prise de décision plus agile.
• Maintenez le contact en toutes circonstances, que vous soyez en plein cœur d'un chantier, à votre bureau ou en voyage.
• Optimisez la communication en partageant rapidement les données importantes, évitant donc des quiproquos et des délais inattendus.
• Élaborez vos plannings de chantier avec précision et assurez-vous de la meilleure allocation de vos ressources.
• Gardez un œil en temps réel sur les emplois du temps de vos équipes et maîtrisez les dépenses liées à la main-d'œuvre.
• Allégez la gestion des salaires en accédant directement aux éléments variables des fiches de paie de votre personnel.

Alobees propose deux formules tarifaires : Standard à 40 € par mois et Pro à 80 € par mois, avec des frais supplémentaires de 10 € par utilisateur. Ce qui revient à équiper son entreprise pour un coût modique. Le support client est à votre écoute, que ce soit par téléphone, email, ou chat. Testez Alobees gratuitement pendant 14 jours et prenez le contrôle de vos projets. Cliquez-ici pour en savoir plus.