Tout savoir à propos des comptes prorata

La répartition des coûts partagés des travaux peut rapidement devenir un casse-tête. Elle impacte significativement l'efficacité et la rentabilité d'un projet. Cet article vous fournit des conseils pour mieux gérer les comptes prorata, et ainsi favoriser la transparence financière et la collaboration entre toutes les parties prenantes d’un chantier.

Le compte prorata de chantier

Le compte prorata de chantier permet d’assurer une gestion financière équitable des frais généraux sur les grands projets. Son fonctionnement facilite la répartition des coûts entre toutes les entreprises impliquées.

Définition du compte prorata

Le compte prorata de chantier est un mécanisme financier utilisé principalement sur les grands projets impliquant plusieurs acteurs. Ce dispositif permet d’attribuer de manière juste les frais généraux générés par les diverses entreprises participant au projet.

Ces frais, essentiels pour une gestion efficace du chantier, comprennent des éléments comme les assurances partagées ou les installations temporaires de gestion. Ils ne sont pas attribués à une entreprise spécifique mais sont supportés collectivement par tous les participants.

Enjeux et objectifs du compte prorata

La création d'un compte prorata sur un projet de construction vise plusieurs buts :

• Impliquer tous les participants dans la gestion des coûts partagés et le maintien des équipements,
• Éviter que les dépenses communes ne reposent uniquement sur le principal contractant,
• Réaliser des économies d'échelle grâce à la mutualisation des frais,
• Améliorer les interactions entre les entreprises opérant sur des projets de grande envergure.

Les dépenses incluses, ou exclues, du compte prorata

Les frais inclus dans le compte prorata englobent l'équipement, l'installation et les consommations nécessaires à la bonne marche du chantier, et notamment :

• La surveillance,
• Les clôtures de sécurité,
• Les installations sanitaires,
• L’espace vestiaire,
• L’approvisionnement en eau,
• La fourniture d’électricité,
• L’entretien des zones et les matériels utilisés en commun, entre autres.

Certaines dépenses ne sont en revanche pas prises en compte. En voici quelques exemples :

• L’achat de matériaux pour les travaux destinés au maître d'ouvrage,
• Le nettoyage post-travaux,
• L’évacuation des déchets,
• Les pertes liées aux vols ou dégradations ne touchant pas les biens collectifs.

Les modalités de partage des coûts sont en principe précisées dans le CCAP (Cahier des Clauses Administratives Particulières) ou le CCAG (Cahier des Clauses Administratives Générales). Le partage se base sur différents critères comme le montant du chiffre d’affaires, ou le temps passé sur le site.

Les avantages d’utiliser un compte prorata

Le compte prorata présente plusieurs bénéfices :

• Une répartition équitable des charges : le mécanisme garantit une division juste des dépenses liées aux infrastructures et services partagés, parmi toutes les entreprises concernées.
• Optimisation de la gestion des frais généraux : le dispositif allège le fardeau administratif des coûts partagés. Il permet aux entreprises de se focaliser pleinement sur leurs activités principales.

La gestion du compte prorata

La bonne gestion du compte est importante pour la transparence du chantier.

Qui est responsable du compte prorata ? 

La responsabilité de la gestion du compte prorata est attribuée à un gestionnaire, et parfois à un comité de contrôle agissant de concert. Le rôle de gestionnaire est généralement confié à une des entreprises sur site, l'entreprise principale ou une autre jouant un rôle important dans le projet.

Quelles sont ses responsabilités ? 

Les obligations du gestionnaire sont les suivantes :

• La collecte des participations financières des entreprises,
• Le règlement des frais partagés,
• La tenue de la comptabilité.

Le gestionnaire joue également un rôle important dans la communication des informations relatives aux dépenses et aux participations de chaque entreprise.

Un comité de contrôle peut donc être constitué. Il se compose généralement de représentants de toutes les entreprises impliquées. Sa mission consiste à veiller au bon déroulement et à la vérification de la gestion du compte prorata.

Étapes de gestion du compte de prorata du chantier 

La gestion du compte prorata implique de suivre des étapes précises. 

Évaluation prévisionnelle des dépenses

Au début du chantier, un budget prévisionnel est calculé sous la coordination du gestionnaire du compte prorata. Il inclut toutes les dépenses d'intérêt commun prévues pour la durée du projet.

Calcul des participations

Le pourcentage de participation de chaque corps d’état est déterminé en amont. Il s’applique sur le montant du marché de chaque entreprise pour calculer leur contribution financière.

Suivi et enregistrement des dépenses

Les dépenses engagées sont suivies minutieusement par le gestionnaire. Elles doivent être justifiées par des factures.

Tenue des comptes et établissement des factures

Le gestionnaire est responsable de la tenue des comptes, et de l'émission de factures ou d'appels de fonds pour couvrir les dépenses.

État périodique des dépenses et des recettes

Le gestionnaire fournit périodiquement un état détaillé des dépenses et des recettes aux entreprises impliquées.

Réajustements et solde final

En fin de chantier, après la réception des travaux, le compte prorata est soldé. La répartition définitive des coûts est basée sur les dépenses réelles. Le gestionnaire émet alors des factures finales ou des avoirs pour ajuster les contributions de chaque entreprise.

La bonne gestion du compte prorata est donc essentielle pour assurer la transparence et l’équité sur un chantier. Gérez-le bien et il deviendra un outil de collaboration fructueuse entre tous les intervenants.