Suivi de chantier : comment l’optimiser ?

Faire un suivi de chantier régulier et efficace est une condition sine qua non pour assurer la réussite d’un projet de construction. Les suivis de chantier englobent différents aspects comme le contrôle de l’avancement du projet, la bonne gestion des matériaux et des ressources humaines ou encore l’adéquation des réalisations avec le devis initial et les normes en vigueur. Pour mener cette tâche à bien, divers outils et méthodes sont à la disposition des entreprises du bâtiment. Dans cet article, nous explorons les avantages du suivi de chantier web et mobile, et comment ils pourraient transformer votre entreprise. Mais avant cela, rappelons brièvement les fondamentaux de cette discipline et les différentes étapes qui vous permettront de réaliser un suivi de chantier complet.

Le suivi de chantier, en quoi ça consiste ?

Assurer un suivi de chantier rigoureux est indispensable pour garantir une progression sereine et ordonnée des projets de construction. Il permet aux professionnels du BTP de maîtriser intégralement leur déroulement, depuis la phase préparatoire jusqu'à la livraison au maître d'ouvrage.

Le suivi de chantier sert ainsi à centraliser les informations clés et délivrer des consignes adaptées à chaque acteur impliqué de près ou de loin dans la prestation à livrer. Il peut également jouer un rôle dans le respect des normes de sécurité et des obligations environnementales. Enfin, il permet d’adapter les process de l’entreprise et de la rendre plus performante. Les suivis de chantier permettent souvent de mettre le doigt sur des problèmes répétitifs, qui pourront être anticipés lors du chantier suivant.

Pourquoi réaliser un suivi de chantier clair ?

Chaque projet de construction repose sur une attention méthodique et méticuleuse aux détails. Le suivi de chantier incarne cette précision, bien qu'il soit parfois négligé.

La tâche ne se contente donc pas d'une simple observation des travaux, mais englobe tous les éléments nécessaires pour garantir l'efficacité, la sécurité et la qualité des constructions. L’exactitude et la clarté du suivi sont essentielles, et voici pourquoi : ‍

• ‍Conformité aux pièces contractuelles : il s'agit de s'assurer que chaque élément du chantier s'aligne minutieusement sur les exigences contractuelles. Le respect du contenu du cahier des charges est essentiel pour livrer un bien conforme et éviter tout litige ;
• ‍Optimisation budgétaire : au-delà de la surveillance des coûts, le suivi permet de gérer proactivement le budget, en identifiant les potentiels écueils financiers avant qu'ils ne deviennent des problèmes majeurs.‍ Le suivi de projet influe directement sur la rentabilité de l’entreprise et sur les marges dégagées pour chaque chantier ;
• Communication et coordination : assurer une liaison transparente et efficace entre toutes les parties prenantes est primordial pour la réussite du chantier.‍ Les données et informations doivent circuler facilement entre vos collaborateurs, les sous-traitants, les différents corps de métier et le client final.
• Réactivité aux imprévus. Tout chantier, même soigneusement préparé, peut faire face à des situations exceptionnelles. Adopter des stratégies performantes pour répondre avec agilité aux imprévus et aux modifications est essentiel.‍ Un suivi de chantier rigoureux vous aidera à anticiper ce genre de situation et à mettre les bonnes solutions en place en cas de problème.
• Maîtrise des délais : grâce à une vue globale et approfondie du projet, les échéances ne sont pas seulement respectées, mais peuvent aussi être optimisées pour maximiser la rentabilité.‍
• Formation et compétences : vérifier que chaque intervenant dispose du savoir-faire et de l'expertise adaptés à ses tâches est déterminant pour garantir la qualité des travaux et leur exécution parfaite.‍
• Sécurité renforcée sur le site : celle-ci ne se limite pas à la conformité aux normes. Elle demande une évaluation régulière des risques et des réponses ajustées, veillant ainsi à protéger chaque ouvrier de manière optimale.‍
• Éco-responsabilité : plus qu'une simple réduction des nuisances, c'est une approche globale visant à atténuer l'empreinte écologique du chantier, qu'il s'agisse de gestion des ressources ou de mesures anti-pollution.‍
• Exigence de qualité : la qualité n'est pas statique. Elle requiert une vigilance constante pour s'assurer que le niveau d'excellence est maintenu et même dépassé tout au long du processus et jusqu’à la livraison de la maison ou de l’immeuble.

Un suivi de chantier rigoureux va donc au-delà de la surveillance : il permet une mise en œuvre contrôlée et une réalisation impeccable.

Qui est responsable du suivi de chantier ?

La mise en place d'un suivi de chantier exige une combinaison d'expertise, d'efficacité et de précision pour anticiper et gérer les imprévus, tout en garantissant une progression fluide des réalisations conformément au calendrier établi. Mais au sein d'une PME spécialisée dans un corps d'État, comment cette responsabilité est-elle attribuée ?

Au sein des entreprises, c'est généralement le dirigeant ou le conducteur de travaux qui prend en charge le suivi des chantiers. Son rôle varie selon la structure et la taille du projet. Ses principales missions comprennent :‍

• ‍L’approvisionnement, c’est-à-dire gérer les commandes et les livraisons de matériaux et d'équipements sur le site.‍ Cette phase est primordiale pour que le chantier puisse démarrer dans les temps et respecter par la suite le planning établi.
• La coordination des équipes. Le responsable doit veiller à attribuer les bonnes ressources au bon endroit en fonction des ressources disponibles et du volume d’affaires de l’entreprise.‍ Un dialogue fluide et fréquent avec les salariés est essentiel ; 
• L’interaction avec les intervenants : il s’agit de collaborer étroitement avec tous les acteurs impliqués ;‍
• Garantir la qualité des réalisations. Celles-ci doivent être conformes aux normes établies et plus largement aux normes en vigueur dans le secteur du bâtiment ;
• La maîtrise des coûts. Surveiller le budget et anticiper les éventuels dépassements est indispensable pour la viabilité de l’entreprise. Pour approfondir sur ce sujet, nous vous invitons à consulter notre article Comment assurer le suivi financier d'un chantier.
• Réaliser un bilan à la fin du chantier. Le suivi ne s’arrête pas à la livraison du bâtiment. Le conducteur des travaux devra établir un bilan global et lister les points d’amélioration. Ces données permettront à l’entreprise de travailler plus efficacement et d’augmenter son efficacité sur les chantiers à venir.

Sur la globalité du chantier, qu'il s'agisse d'une maison, d'un bâtiment collectif ou industriel, le suivi du chantier est en principe assuré par le maître d’œuvre. C’est lui qui programme des réunions régulières pour évaluer l'avancement des travaux. En son absence, cette responsabilité peut être assumée par le maître d'ouvrage, l'architecte ou l'AMO (Assistance à Maîtrise d'Ouvrage).

Comment faire un bon suivi de chantier ? Les différentes étapes

La maîtrise d'un projet de construction repose sur une série d'étapes essentielles. Voici nos conseils.

1) La préparation du chantier, une étape préliminaire indispensable

Les conducteurs de travaux l’apprennent souvent à leurs dépens : bien préparer son chantier est décisif pour la réussite d'un projet de construction. Cette phase, qui s’étend de la réception de la commande jusqu'au lancement des travaux, se focalise sur l'organisation et l'ordonnancement.

Elle englobe la mise en place du Plan d’installation de chantier (PIC), l'établissement d'un planning prévisionnel, la détermination des plans d’exécution, et une programmation rigoureuse des approvisionnements.

Il est également important de veiller scrupuleusement aux autorisations administratives, à l’organisation logistique et à la sécurité des intervenants. Les outils numériques d'aujourd'hui, comme les logiciels de gestion, facilitent grandement cette tâche, en garantissant une traçabilité exacte et une meilleure maîtrise de chaque phase du projet.

2) Identifier les ressources humaines et matérielles allouées au chantier

Gérer ses équipes sur un chantier implique une connaissance approfondie des compétences demandées, ainsi que du matériel et des matériaux nécessaires. Cela requiert une solide expertise dans le domaine de la construction et du BTP.

Le conducteur de travaux, aidé par son expérience, a la responsabilité d'inventorier, de répartir et de superviser l'utilisation des ressources. Ce faisant, il veille à maîtriser les dépenses, contrôle l'avancée des ouvrages et garantit une gestion rigoureuse de l'approvisionnement, de l'entreposage des équipements et des éléments nécessaires à la construction.

Alobees optimise la gestion de vos chantiers, pour planifier les équipes et coordonner les missions de chacun. Chaque intervenant sait précisément ses tâches à venir et leurs délais. À chaque ajout ou modification dans un planning, le salarié est notifié, ce qui permet de faire circuler les informations facilement et en temps réel.

3) Etablir et suivre des plannings précis

Bien planifier les travaux est essentiel à la bonne préparation d'un chantier. Cette étape joue un rôle déterminant pour garantir la cohérence des opérations, depuis la livraison des équipements et matériaux jusqu'à la coordination des équipes et des sous-traitants. Grâce à cela, il est possible de :‍

• ‍Segmenter les missions et programmer les approvisionnements ;
• Organiser et hiérarchiser les tâches ;
• Assigner les responsabilités et les délais ;
• Contrôler régulièrement la progression des travaux ;
• Prévenir les erreurs, s’adapter aux imprévus et ajuster rapidement si nécessaire.

Un planning de chantier bien conçu centralise toutes les informations clés, offrant à toutes les parties concernées une vue complète des missions à mener.

Un manque d'anticipation peut engendrer des retards. D'où l'importance de se consacrer pleinement à cette étape en amont. Le recours à des plateformes numériques peut faciliter le processus en garantissant une synchronisation efficace et une vue d'ensemble des missions à mener à bien. Il est également essentiel de rester flexible pour trouver aisément la solution face aux imprévus durant la construction.

En plus de faciliter la mise en œuvre et la planification de vos chantiers, Alobees vous offre une vue précise sur les tâches de vos collaborateurs. Le logiciel est un outil essentiel pour maintenir une traçabilité rigoureuse et consolider la cohésion de vos équipes sur site.

4) La communication, essentielle au bon déroulement des projets

Dans une entreprise du BTP, communiquer sur un chantier est primordial et la coordination interne y joue un rôle clé. Le conducteur de travaux est au cœur de cette dynamique. Il fait le lien entre les différents intervenants et les informe régulièrement de l’avancée des travaux. L’information doit circuler de façon fluide et en temps réel.

Il organise des points réguliers avec le chef d'équipe (ou autre, selon l’organisation) pour :‍

• ‍Évoquer le déroulement des travaux : suivi de l'avancement, problèmes et imprévus rencontrés et solutions envisagées.‍
• Discuter des ressources nécessaires : matériel, matériaux, personnel, et logistique.‍
• Générer le rapport d'intervention. Ce document est essentiel pour le suivi interne. Il facilite le dialogue entre équipes et informe le maître d'ouvrage et/ou le maître d’œuvre de la progression de la construction.

Outre ces coordinations propres aux entreprises, le conducteur de travaux participe à des réunions de chantier avec les différents corps d’état. Dans l’optique de ces rendez-vous, il doit être informé très précisément de l'avancement des ouvrages et des problèmes rencontrés par ses équipes sur le terrain. D’où l’intérêt d’une communication optimale avec ses ouvriers.

Alobees, avec son fil d’actualité et ses mémos, dynamise les échanges en direct entre les équipes de terrain en fluidifiant la transmission des informations et en offrant au dirigeant et aux maîtres d’œuvre une visibilité instantanée sur la progression des tâches. Ceci leur donne l'avantage de se projeter et d'orienter efficacement le déroulement du chantier.

5) Garder un œil sur les dépenses

La gestion financière d'un chantier est un pilier pour toute entreprise du BTP. Dans un domaine où les marges peuvent être serrées, il est crucial de contrôler de près le budget pour éviter tout dérapage. Les points essentiels de cette surveillance :

• Négociation avec les fournisseurs : obtenir des tarifs préférentiels ou des remises en volume avec des fournisseurs de confiance pour une meilleure maîtrise des coûts.
• ‍Surveillance des approvisionnements : veiller à ce que les produits et équipements soient commandés au meilleur prix, tout en respectant les normes de qualité.‍
• Suivi régulier : organiser des vérifications budgétaires périodiques pour confirmer la concordance entre les dépenses prévues et les dépenses réelles des chantiers.‍
• Anticipation des dépassements : la moindre variation de la dépense, quelle qu'elle soit, doit être repérée sans tarder pour préserver la rentabilité du chantier.‍
• Optimisation des coûts : savoir où et comment réduire les coûts, particulièrement en main-d'œuvre, peut avoir un impact significatif sur le résultat final du projet.‍
• Gestion des imprévus : allouer une réserve budgétaire pour faire face à des aléas, et s'assurer qu'elle est utilisée judicieusement.‍
• Évaluation post-projet : une fois le chantier terminé, analyser les écarts entre le budget prévu et les dépenses réelles pour affiner et améliorer le modèle d'estimation des futures constructions.

Les méthodes traditionnelles peuvent manquer de réactivité ou se révéler fastidieuses, l'adoption de solutions numériques est alors recommandée. Nombre d’entre elles permettent désormais un contrôle en temps réel des frais de chantier, garantissant à la fois précision et simplicité dans la gestion financière.

Alobees permet de suivre en temps réel la consommation des ressources et offre ainsi une surveillance en direct des dépenses du chantier.

En quelques clics, extrayez des rapports synthétiques Excel, hebdomadaires ou mensuels, filtrés par ouvrier, chantier ou à l'échelle globale de l'entreprise.

6) Etablir des comptes-rendus précis de travaux

Rédiger des comptes-rendus après chaque intervention est primordial pour assurer le suivi de l'évolution des travaux et consigner les ajustements éventuels. Ces rapports de chantier :

• Retracent fidèlement les discussions, les observations et les prochaines étapes envisagées.‍
• Bénéficient d'une identification claire, avec une liaison entre le numéro du rapport et l'identifiant du projet, accompagnée d'un titre explicite.‍
• Fournissent des détails essentiels comme le client, l'adresse, une brève description du projet, la date et l'heure de la visite ou réunion, ainsi que l'état d'avancement, souvent agrémenté de photos pour une représentation claire du chantier.‍
• Renforcent l'image de l'entreprise en intégrant des éléments de branding comme le logo ou le slogan.

La précision des rapports d’intervention est essentielle. À ce titre, certains logiciels spécialisés dans le BTP offrent aujourd'hui la possibilité de rédiger et partager facilement des comptes-rendus numérisés.

Avec Alobees, c'est direct : on saisit, on partage, on archive. Chaque étape du chantier est consignée. Le rapport de chaque intervention ou chantier peut être édité à tout moment et partagé avec tous les acteurs.

Comment optimiser vos suivis de chantiers ?

Le monde de la construction évolue : les méthodes traditionnelles de gestion de chantier s'effacent au profit des solutions numériques. Avec ces nouveaux outils, la conduite des travaux s'invite directement dans le creux de votre main, révolutionnant la planification des projets et améliorant vos process.

Il existe de nombreuses options, comme des tableurs, des logiciels gratuits ou payants, tant et si bien qu’il n’est pas toujours facile de savoir quel outil choisir pour le suivi de chantier. Tout le monde connaît Excel, qui peut être très utile. Mais l’adoption d'une solution digitale telle qu'Alobees apporte une véritable valeur ajoutée et un gain de temps. C’est bénéfique pour tous les collaborateurs et à toutes les phases du chantier. Passons en revue les différentes solutions qui s'offrent à vous, ainsi que leurs avantages et leurs inconvénients.

Optimiser le suivi de chantier grâce à Excel

Excel est souvent sollicité pour la gestion de chantier avec ses tableaux personnalisables et ses modèles dédiés. Sa complexité, en particulier avec les diagrammes de Gantt, peut cependant rendre sa manipulation laborieuse. Sans compter que certains collaborateurs ne sont pas à l’aise avec l’outil, ce qui peut compliquer le travail de suivi sur Excel.

De son côté, Google Sheet mise sur la collaboration en temps réel grâce à son infrastructure cloud, facilitant le partage et la coordination d'équipe.

Pour une gestion optimale, il est toutefois recommandé d'opter pour des outils numériques spécialement conçus pour le BTP. Ils vous offriront une approche plus complète et harmonieuse, adaptée à votre secteur d’activité et à ses spécificités.

Optimiser le suivi de chantier grâce à des logiciels gratuits

Un certain nombre de logiciels de suivi de chantier existent en version gratuite. Il peut s’agir de versions 100% gratuites ou d’une partie du logiciel laissée en accès libre avec des options payantes. Ces produits sont un premier pas dans la gestion de projets avec des outils numériques. Ils montrent toutefois rapidement leurs limites. 

La plupart ne prennent en charge qu’un nombre restreint de projets ou d’utilisateurs. Les fonctionnalités sont basiques et pas toujours adaptées à la réalité de votre travail. Enfin, les interfaces sont souvent peu travaillées, voire un peu datées et peu agréables visuellement. 

Optimiser le suivi de chantier grâce à Alobees

Alobees est bien plus qu'un simple logiciel de suivi chantier. Notre outil a été élaboré pour transformer la manière dont vous gérez vos projets. Il repousse les limites des tableurs. Son interface intuitive permet une vue d'ensemble dynamique de la progression des travaux et une vision claire de l'évolution de chaque chantier.

Des fonctionnalités pensées pour tous les acteurs du BTP

Alobees se distingue par plusieurs avantages clés. Ses fonctionnalités, spécialement pensées pour les entreprises du BTP faciliteront votre quotidien. 

• Planning chantier : organisez efficacement le travail de vos équipes et la livraison de matériaux selon les besoins du chantier.‍
• Feuilles de temps : suivez avec précision les heures travaillées pour maximiser la productivité et établir plus simplement les feuilles de paie.‍
• Outils de communication et collaboration : simplifiez vos interactions grâce aux fonctionnalités telles que le partage d'images et de vidéos, la publication d'actualités liées au chantier, l'intégration de commentaires ou encore la possibilité d'importer plusieurs images à la fois. Chaque chantier dispose de son propre fil d'actualité, garantissant une traçabilité et une organisation optimales. Car, rappelons-le, bien communiquer est le pilier de tout chantier réussi.‍
• Centralisation des documents : tous vos documents, qu'il s'agisse de plans, contrats ou procès-verbaux, sont rassemblés et consultables en un unique emplacement. Vos données peuvent être sauvegardées et partagées dans les formats de documents les plus courants : PDF, Jpeg, Excel…Ces documents sont souvent volumineux. Aucun problème avec Alobees : le stockage est illimité.
• Accès multiplateforme : avec Alobees, accédez à vos informations depuis n'importe quel dispositif – que ce soit un mobile, une tablette ou un ordinateur, que vous soyez en déplacement, au travail ou à la maison.‍

D’autres fonctions appréciées par les entreprises du BTP

Alobees ne s'arrête pas là. Ce logiciel BTP propose d’autres fonctionnalités dédiées à améliorer le rendement de votre entreprise, comme :

• Le planning de charge. Il vous offre une vision globale de vos besoins en ressources humaines dans les prochaines semaines. Vous pouvez ainsi recruter pour faire face sereinement à un accroissement d’activité ;
• Les variables de paie. Le monde du BTP est particulièrement concerné par les éléments variables de paie. Les chantiers sont parfois éloignés géographiquement, ce qui implique des indemnités de déplacement différentes selon les situations. Idem pour les paniers repas ou les tickets restaurant, donc le montant varie en fonction du nombre de jours travaillés. En insérant ces variables dans le logiciel, vous facilitez l’établissement de vos fiches de paie ;
• Une connexion possible avec vos autres ERP. Vous utilisez probablement d’autres ressources pour gérer la partie commerciale de vos activités (devis, facture), votre comptabilité ou vos RH. Alobees est compatible avec la plupart des logiciels et ERP, comme Sage ou Codial. Ainsi, les données circulent facilement d’une plateforme à l’autre, vous évitant ainsi toute double saisie inutile.

Alobees s'impose ainsi comme un outil essentiel pour booster la rentabilité de votre société. En optimisant la gestion de chaque poste et tâche, il libère du temps pour que chaque collaborateur se focalise sur son expertise principale. On estime que les utilisateurs d’Alobees gagnent en moyenne 20% de temps en intégrant le logiciel à leur quotidien. Son utilisation améliore non seulement la productivité et la qualité des réalisations, mais aussi la satisfaction client. Essayez Alobees gratuitement et sans engagement pendant 14 jours et demandez dès maintenant votre démo gratuite!