La facturation électronique obligatoire dès 2026 dans le BTP

La transition vers la facturation électronique obligatoire transforme la manière dont les entreprises du BTP gèrent leurs finances. Voici des informations pratiques sur ce qui vous attend et des solutions pour éviter les écueils. 

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

La nouvelle réglementation fiscale exige désormais l'utilisation de factures électroniques. Elles doivent être émises, transmises et reçues sous une forme numérique, en intégrant des données structurées, ce qui les différencie des factures traditionnelles (même scannées).

Ces factures sont transmises via une plateforme de dématérialisation, soit le portail public, soit une autre plateforme privée. Cette méthode permet de réduire les coûts, et de simplifier la gestion et le suivi des factures. Elle aide également à accélérer les délais de paiement. On utilise souvent le terme 'e-invoicing' pour désigner cette pratique.

Les factures électroniques doivent être conservées pendant 6 ans pour les besoins du droit fiscal et 10 ans pour le droit commercial. Chaque facture doit être authentifiée et rédigée de manière claire et compréhensible.

Réglementation de la facturation électronique dans le BTP

Le BTP n’échappe pas à ces changements. Un calendrier a été mis en place pour l’application des nouvelles règles.

La facturation électronique obligatoire dès 2026

À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises en France devront accepter les factures électroniques. Cette transition sera progressive, répartie entre 2024 et 2026, selon la taille de l'entreprise.

• Les grandes entreprises sont concernées dès juillet 2024. 
• Les entreprises de taille intermédiaire (ETI) suivront en janvier 2025. 
• Les PME et microentreprises passeront aux factures électroniques en janvier 2026. 

Une phase pilote est prévue de janvier à juin 2024. Elle permet de tester le système dans des conditions réelles.

Les nouvelles mentions obligatoires sur les factures électroniques

La transition vers la facturation électronique introduit de nouvelles mentions obligatoires. Les entreprises doivent intégrer ces informations sur leurs factures dématérialisées :

• Le numéro SIREN du client. 
• L'adresse de livraison des biens, si elle diffère de celle du client. 
• La catégorie de l’opération, qu'il s'agisse de livraison de biens, de prestations de services, ou des deux. 
• Et, le cas échéant, l’option de paiement de la TVA sur les débits.

Il est essentiel de rester informé des mises à jour de la réglementation. Les lois et les exigences peuvent évoluer, et il est important d'adapter en continu les processus de facturation pour rester en conformité. Assurez-vous de consulter régulièrement les sources officielles ou de collaborer avec des conseillers spécialisés pour anticiper et intégrer les changements.

Les sanctions prévues en cas de non-respect de la réglementation

Le non-respect des obligations de facturation électronique et de transmission des données de paiement entraîne des sanctions pour les entreprises du BTP.

L'envoi d'une facture non conforme en termes de format ou de dématérialisation sera sanctionné d'une amende de 15 € par facture, plafonnée à 15 000 € par an. L'absence de transmission des données relatives aux paiements (règlements) expose aussi l'entreprise à une amende de 250 € par transmission, également plafonnée à 15 000 € par an.

Avantages et opportunités de la facturation électronique

La facturation électronique présente de nombreux avantages pour les professionnels du BTP :

• Gain de temps : la génération et l’envoi instantané des factures permet aux professionnels de rester concentrés sur leurs chantiers. Cela facilite aussi le suivi des factures émises et reçues.
• Amélioration des délais de paiement et de la trésorerie : le suivi en temps réel des paiements garantit la stabilité financière et évite les retards récurrents.
• Réduction des fraudes et des erreurs : la saisie manuelle étant limitée, les risques d'erreurs et de fraudes sont réduits. Le procédé facilite aussi l'archivage des factures.
• Économies : selon GS1 France, une facture électronique coûte environ 5 €, contre 8 à 9,5 € pour une facture papier.
• Données fiables pour une stratégie d'analyse pertinente : selon Generix Group, 52 % des entreprises estiment que la facturation électronique améliore la fiabilité des données, ce qui permet d'élaborer des tableaux de bord plus précis pour mieux gérer leur activité.
• Écologie : la facturation électronique réduit l'utilisation de papier. Elle contribue donc à la préservation de l'environnement.

Les conséquences de la mise en place de la facturation électronique obligatoire

La mise en place de la facturation électronique obligatoire marque une étape significative dans la digitalisation des entreprises du BTP. Elle transforme les opérations commerciales et comptables en intégrant les informations dans des systèmes numériques structurés. Auparavant gérées manuellement ou semi-automatiquement, les données requièrent désormais des méthodes de traitement modernisées.

Cette évolution nécessite non seulement une mise à jour des pratiques de gestion des documents et transactions mais aussi une gestion plus centralisée et rapide des informations. Cela implique également une plus grande vigilance quant à la sécurité des données, qui pousse les entreprises à revoir et renforcer leurs processus internes face aux exigences technologiques actuelles.

Défis et solutions pour l'implémentation de la facturation électronique

Les défis de la digitalisation dans le BTP se manifestent clairement avec cette transition vers la facturation électronique. Voici quelques stratégies pour aider les entreprises du secteur à mieux gérer les obstacles.

• Évaluer les besoins actuels : avant de numériser les processus de facturation, les entreprises doivent comprendre leurs flux actuels. 

Notre conseil : planifiez une analyse détaillée des processus et des flux de facturation pour identifier les besoins spécifiques et les lacunes.

• Choisir une solution appropriée : le marché propose de nombreuses solutions de facturation électronique, mais toutes ne sont pas adaptées aux spécificités du BTP ou conformes aux réglementations. 

Notre conseil : comparez attentivement les logiciels, en privilégiant ceux conçus pour le BTP, et assurez-vous qu'ils offrent un support technique fiable et une intégration facile avec vos systèmes existants.

• Anticiper la mise en place : la transition à la facturation électronique est réglementée pour 2026. Elle nécessite une préparation en amont. 

Notre conseil : commencez la transition dès maintenant pour permettre une adaptation progressive. Utilisez ce temps pour former vos équipes, tester le logiciel et ajuster les processus à votre rythme.

• Adaptation aux outils numériques : l'adoption de nouvelles technologies peut constituer un véritable défi pour les équipes moins habituées aux solutions numériques. 

Notre conseil : sélectionnez des logiciels qui facilitent la transition, comme Sage Batigest qui peut être facilement connecté à Alobees, qui offre des fonctionnalités adaptées au BTP, incluant la gestion de la facturation, la signature électronique conforme aux normes, et le suivi complet des projets.

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